Nodiadau a chofnodion electronig

A fedra’i ddefnyddio nodiadau llwyth a chofnodion electronig?

Gallwch. Mae’r Rheoliadau Gwastraff Peryglus yn eich caniatáu i ddefnyddio nodiadau llwyth neu gofnodion electronig. Rhoddir mwy o gyngor o dan y pennawd 'Defnyddio a darparu nodiadau llwyth electronig' ynghylch sut i wneud hyn.

Defnyddio a darparu nodiadau llwyth electronig

Rhoi copïau o nodiadau llwyth electronig:

Gellir darparu nodiadau llwyth electronig trwy:

• e-bost
• gweinydd neu wefan ddiogel
• ffeil electronig ar unrhyw gyfrwng storio (er enghraifft, disg neu gerdyn cof)
• fffacs

Nid oes angen printio copïau o nodiadau llwyth electronig. Fodd bynnag, rhaid iddynt gael eu cynhyrchu ar ffurf glir a darllenadwy, naill ai’n uniongyrchol ar sgrin neu drwy eu printio, ym mhob lleoliad. Mae hyn er mwyn galluogi iddynt gael eu darllen heb anhawster gan bob parti cyfrifol ble mae angen cwblhau, darllen neu arwyddo’r nodyn.

Rhaid i’r rhannau priodol gael eu cwblhau a’r llofnodau eu darparu (gweler ein hadran ar lofnodau electronig).

Rhaid cymryd camau i sicrhau fod gwybodaeth y nodyn llwyth yn cael ei ddiogelu rhag cael ei gopïo neu ei newid heb awdurdod.

Copi electronig y cynhyrchwr/dalwr/anfonwr:

Fel gyda chopïau papur, cyn symud gwastraff o eiddo, rhaid i’r cynhyrchwr, y daliwr neu’r anfonwr, fel y bo’n addas:

• gwblhau neu ddarllen y nodyn llwyth (os caiff ei gwblhau gan y cludwr gwastraff yna rhaid i’r cynhyrchwr, daliwr neu anfonwr gadarnhau fod y manylion yn gywir)
• arwyddo rhan D
• cadw eu copi  nhw

Ym mhob achos, rhaid i lofnod gael ei ddarparu a rhaid cadw copi cyn cludo’r gwastraff ymaith. Gellir cadw copi naill ai trwy gadw copi electronig ar system cyfrifiadur lleol,  ei brintio’n lleol, neu drwy fod yn hygyrch o’r safle trwy gyfrwng naill ai gweinydd neu wefan ddiogel leol neu bell.

Mae’n drosedd i’r cludwr fynd â’r gwastraff ymaith cyn y darparwyd copi i’r cynhyrchwr/daliwr.

Copi electronig y derbyniwr:

O’r ddau gopi byddant yn eu derbyn wrth dderbyn gwastraff, rhaid i dderbyniwr gadw un copi, ar ôl cwblhau Rhan E, a rhoi copi i’r cludwr cyn i’r cludwr adael y safle.

Ble nad oes modd eu darparu yn y dull hwn, dylid eu darparu i’r derbyniwr, a’r cludwr, cyn gynted â phosibl ar ôl i’r gwastraff gael ei dderbyn.

Ym mhob achos dylid eu darparu fan bellaf erbyn diwedd yr un diwrnod ag y derbyniwyd y gwastraff.

Llofnodau electronig:

Gall llofnod electronig gael ei ddarparu gan unrhyw un y mae’n ofynnol iddynt arwyddo nodyn llwyth. Mae’r Rheoliadau’n diffinio hyn fel:

"data ar ffurf electronig sydd wedi’u hatodi i neu â chysylltiad rhesymegol â data electronig arall sy’n gwasanaethu fel dull o ddilysu".

Gall llofnod electronig fod naill ai’n:

• lofnod a ysgrifennwyd â llaw wedi’i ddal yn electronig fel delwedd. Gallai hyn fod trwy ysgrifennu’n uniongyrchol ar ddyfais electronig gludadwy. Os yw’n ddelwedd o lofnod a baratowyd o flaen llaw yna rhaid i ryw fath o ddilysiad diogel fynd gydag ef.
• unrhyw fath arall o wybodaeth a ddarparwyd gan rywun sy’n gallu gwasanaethu fel dilysiad person sy’n cwblhau nodyn llwyth.

Gallai hyn fod yn gwmni rheoli gwastraff sy’n cytuno rhestr o bobl gyda’i gwsmeriaid sy’n gallu arwyddo nodyn llwyth fel derbyniwr. Gellid gwneud hyn mewn llawer o ddulliau. Er enghraifft, gellir rhoi rhif PIN unigryw i bob un o’r bobl hyn sy’n hysbys iddynt hwy’n unig. Pan gesglir y gwastraff gallai’r anfonwr deipio’r rhif PIN i mewn i ddyfais gludadwy fel y dull o ddilysu.

Pa system bynnag a ddefnyddir rhaid iddi ddefnyddio digon o ddiogelwch i’w hatal rhag cael ei chamddefnyddio. Yn yr enghraifft a roddir uchod, rhaid i chi fod yn siŵr na chaiff rhifau PIN mo’u camddefnyddio; gallai hyn gynnwys y derbyniwr yn darparu darn arall o ddata fel rhif cwsmer neu gyfeiriad e-bost.

Gallai’r anfonwr fewngofnodi ar dudalen we ddiogel cwmni rheoli gwastraff er mwyn cyrchu’r nodyn llwyth electronig. Yn yr enghraifft hon, rhaid ei gwneud yn ofynnol i’r anfonwr fewngofnodi gyda chyfrinair unigryw, fel cyfeiriad e-bost neu rif cwsmer.

Wrth fewngofnodi, rhaid ei gwneud yn ofynnol i’r anfonwr gadarnhau eu bod wedi’u hawdurdodi i ‘arwyddo’r’ nodyn llwyth.
Yn yr enghraifft hon, unwaith y gwnaethpwyd y gwiriadau hyn yn gywir, gallai arwyddo fod yn fater syml o roi tic mewn blwch gwirio yn ymyl y rhan briodol o’r nodyn.

Defnyddio a darparu cofnodion o gofrestrau electronig

Rhaid i unrhyw un sy’n ymwneud â chynhyrchu, trosglwyddo a derbyn gwastraff peryglus gadw cofrestr sy’n cynnwys cofnodion o symudiadau gwastraff peryglus.

Gall cofnodion o’r fath, sydd fel rheol yn cynnwys copïau o’r nodiadau llwyth, gynnwys:

• cofnodion y gellir eu cyrchu trwy gyfrwng gweinydd neu wefan ddiogel
• ffeil electronig ar unrhyw gyfrwng storio (er enghraifft disg, cerdyn cof, neu ddyfais debyg)

Nid oes angen printio copïau electronig o nodiadau llwyth. Fodd bynnag, rhaid iddi fod yn bosibl i gyrchu cofnodion yn y fan ble mae angen eu cadw.

Ffurflenni electronig derbynwyr i gynhyrchwyr neu ddalwyr:

Rhaid i dderbyniwr anfon gwybodaeth ynghylch y gwastraffau y bu iddynt eu derbyn i gynhyrchwr neu ddaliwr y gwastraff.

Gall y cofnodion hyn gynnwys copïau o nodiadau llwyth, gyda gwybodaeth ynghylch sut gwaredwyd neu adenillwyd y gwastraff.

Gall, yn ogystal, fod mewn fformat a osodir allan yn Atodlen 8 y Rheoliadau. Gellir darparu’r ffurflenni trwy:

• e-bost
• gweinydd neu wefan ddiogel
• ffeil electronig ar unrhyw gyfrwng storio (er enghraifft disg, cerdyn cof neu ddyfais debyg)
• ffacs

Rhaid i ffurflenni a ddarparir gan dderbyniwr fedru cael eu cyrchu gan gynhyrchwr a dalwyr yn:

• yr eiddo a gofrestrwyd fel y cynhyrchwr gwastraff peryglus; neu
• y prif le busnes os na ddefnyddir yr eiddo cofrestredig mwyach; neu
• y prif le busnes; neu gyfeiriad arall a gytunwyd gyda ni os nad yw’r eiddo wedi’i gofrestru

Cau safleoedd – anfon cofnodion electronig i Asiantaeth yr Amgylchedd:

Pan ildir neu di-rymir caniatâd safle rhaid i’r derbyniwr ar gyfer y safle anfon eu cofnodion i  ni. Gellir anfon y cofnodion hyn i ni’n electronig trwy:

• e-bost
• ffeil electronig ar gyfrwng storio priodol a gytunwyd gyda ni (er enghraifft disg cyfrifiadur, cerdyn cof neu ddyfais debyg)

Rhaid i chi beidio â threfnu i gofnodion fod ar gael i ni trwy weinydd neu wefan ddiogel oherwydd mae’n ofynnol i ni gadw’r cofnodion hyn am dair blynedd yn dilyn eu derbyniad gennym.

Rhaid i gofnodion a anfonir i ni gael eu darparu mewn fformat clir a darllenadwy a gytunir gyda ni.

Gallai fformat addas fod, er enghraifft , Fformat Dogfen Cludadwy (PDF).